Abbildung 1Copyright ©1997 Wolfgang Baudisch. All rights reserved.
Ein sogenanntes Online-Formular ist ein gegen Veränderung geschütztes Dokument, das jedoch veränderbare Felder enthält. Obwohl die Grundidee, also die Trennung von Texterstellung und Dateneingabe ausdrücklich zu würdigen ist, wodurch auch die Online-Bearbeitung im vernetzten System unterstützt wird, hat Word mehrere Fallstricke für ahnungslose Anwender eingebaut! Die Realisierung kann somit im Detail nicht als ausgereift betrachtet werden.
Wenn Sie ein Online-Formular auf Grund einer Dokumentvorlage erstellen, kann es Probleme beim Speichern als Word-Dokument geben.
Die Online-Hilfe von Word gibt hierzu folgende Anweisung:
"Beim Speichern kann der Dateityp nicht von "Dokumentvorlage"
in "Word-Dokument" geändert werden.
Sie haben versehentlich eine Vorlagendatei geöffnet
oder erstellt. Es ist nicht möglich, den Dateityp einer Vorlage zu ändern.
Um Ihre Arbeit als Word-Dokument zu speichern, gehen Sie folgendermaßen
vor.
1 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie anschließend auf die Vorlage, auf der das neue Dokument basieren soll.
2 Klicken Sie auf Dokument und anschließend auf OK.
3 Kopieren Sie den gesamten Text aus der Dokumentvorlage in das neue Dokument.
4 Speichern Sie das neue Dokument, und stellen Sie sicher,
daß Sie im Feld Dateityp im Dialogfeld Speichern
unter auf Word-Dokument klicken."
Dieser umständliche Weg muß befolgt werden, wenn das Auswahlfeld Dateityp im Menü Speichern unter "ausgegraut" ist.
Wenn ein Online-Formular auf Grund einer Dokumentvorlage erstellt worden ist, wird dieser Fall meistens zutreffen, d. h. es kann immer nur als DOT-Datei gespeichert werden.
Dies ist aber nicht erforderlich, wenn Sie beim Öffnen der Vorlage das Auswahlfeld Neu erstellen ... Dokument markieren (Abbildung 1). In diesem Fall wird die Vorlage sofort als DOC-Typ behandelt.
Abbildung 1Prinzipiell ist es möglich, DOC-Dateien als DOT zu speichern,
jedoch nicht ohne weiteres umgekehrt. Um zu vermeiden, daß eine Datei
z.B. "Name.doc.dot" erzeugt wird, müssen Sie bei Änderung
des Dokumenttyps im Menü Speichern unter immer zuerst Dateityp und dann erst Dateiname eingeben bzw. festlegen.
Wenn das nicht möglich ist, weil dieses Feld ausgegraut ist, und Sie versuchen,
den Dateinamen von "....dot" auf "....doc" zu ändern,
so wird das "dot" beim Speichern, wie oben gezeigt, angehängt
und die Datei bleibt DOT.
Die Word-Dokumentation (Artikel Nr. 75078D, Seite 103) empfiehlt allerdings, Online-Formulare immer als Dokumentvorlagen zu speichern. Es ist nicht ersichtlich, welchen Vorteil dies bringen soll!
Die Möglichkeit, eine Dokumentvorlage als Dokument zu öffnen, können Sie auch verwenden, wenn Sie nur eine DOT-Datei in eine DOC-Datei umwandeln möchten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1 Verschieben Sie die Datei in das Verzeichnis C:\MSOffice oder in eines der darin enthaltenen Unterverzeichnisse für Vorlagen.
2 Öffnen Sie eine Datei mit dem Befehl Datei/Neu
3 Wählen Sie Ihre Datei vom Typ DOT am gewählten Speicherplatz aus und verwenden Sie die Option Neu erstellen ... Dokument (Abbildung 1).
In Abbildung 1 erscheint neben den von Word vorgegebenen Dokumentvorlagen auch die Benutzerdatei "tabelle übung.dot", weil diese im Verzeichnis ...Vorlagen\Berichte gespeichert wurde. Beim Öffnen gemäß Abb.1 erhalten Sie diese Datei als Dokument geöffnet und können es an beliebiger Stelle als Word-Dokument speichern.
Ein Online-Formular kann nur im ungeschützten Modus verändert werden.
Abbildung 2 Formularleiste,
ungeschützt
Daten können nur im geschützten Modus eingegeben werden.
Abbildung 3 Formularleiste,
geschützt
Beachten Sie, daß als "Quickinfo" immer "Formular schützen" angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauspfeil auf das Schaltfeld zeigen. Entscheidend sind nur die Helligkeit des Feldes und die Konturen!
Es werden somit Daten ohne Sicherheitsabfrage gelöscht. Außerdem beschreibt die Dokumentation (Artikel Nr. 75078D) den Vorgang nicht ganz korrekt: "Beim Aufheben des Schutzes werden alle ... Daten ... entfernt". In Wirklichkeit erfolgt dies erst dann, wenn der Schutz wieder aktiviert wird.
Was kann ein Anwender tun, wenn nach Eingabe aller Daten doch noch eine Änderung am Formular, also an den geschützten Teilen erforderlich ist?
Aufheben des Schutzes zum Ändern würde beim Wiederherstellen des Schutzes zur Löschung der Daten führen. Daher bleibt nur noch der folgende Ausweg (das kleinere Übel):
- Heben Sie den Schutz auf (die Daten bleiben erhalten).
- Markieren Sie alles.
- Heben Sie alle Feldverknüpfungen irreversibel auf durch die Tastenkombination
Strg + Umschalt + F9.
Speichern Sie das in ein normales Dokument umgewandelte Formular unter einem anderen Namen, wenn Sie das Formular später noch benötigen. Nun können Sie zwar überall ändern, aber keine Feldfunktionen mehr verwenden! Zumindest vermeiden Sie damit jedoch gegebenenfalls umständliche Dateneingaben wiederholen zu müssen.
Wenn das Formular Berechnungsformeln enthält, ist es unmöglich, alle Felder mit einem einzigen Befehl zu aktualisieren. Word sieht hier die (sehr umständliche) Methode vor, jedes einzelne Feld zu markieren und dann mit F9 zu aktualisieren.
Ursache: Aktualisieren mit F9 ist nur im ungeschützten Modus möglich. Daher würden bei "alles markieren" und aktualisieren die Eingabedaten gelöscht.
Das ganze Dokument wird von Word nur beim Drucken aktualisiert. Lassen Sie das Formular geschützt, geben Sie einen Druckbefehl und lassen Sie den Drucker ausgeschaltet (falls Sie nur aktualisieren wollen). Sie können auch die Option einstellen: "In Formularen nur Daten drucken" (Abb. 4). Damit erhalten Sie nur alle eingegebenen, aber nicht die berechneten Daten und das komplette Formular ausgedruckt. Am Bildschirm werden dabei jedoch sämtliche Daten aktualisiert.
