Word 7.0 Tips und Tricks

Tip 5: Überschriften und Verzeichnisse

Das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses ist nur möglich, wenn allen Überschriften eine der vordefinierten Formatvorlagen "Überschrift 1 bis ..." zugewiesen wird oder wurde. Diese Formatvorlagen sind Standard und können in ihrer Benennung nicht geändert werden. Dagegen kann das Format dieser Vorlagen, also die Schriftart und Absatzgestaltung in jedem Dokument individuell gestaltet werden.

Die Bezeichnung "Überschrift n" legt zugleich die Hierarchie einer Überschrift im Inhaltsverzeichnis fest.

Beispiel:

Überschrift 1 Kapitel 1

Überschrift 2 Abschnitt 1

Überschrift 1 Kapitel 2

usw.

Überschrift 2 steht in der Hierarchie gegenüber Überschrift 1 um eine Stufe tiefer. Dies ist in Word so festgelegt und kann nicht geändert werden. Die Hierarchie kann am besten in der "Gliederungsansicht" betrachtet werden.

Gestalten und Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses anhand von vordefinierten Überschrift-Formatvorlagen

1 Klicken Sie im Dokument auf die Stelle, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen möchten.

2 Klicken Sie im Menü Einfügen auf Index und Verzeichnisse und dann auf die Registerkarte Inhaltsverzeichnis.

Automatische Numerierung

Das automatische Numerieren ist eine eigene Wissenschaft! Es würde den Rahmen dieser Tips und Tricks sprengen, alle Möglichkeiten zu erläutern. Dagegen möchte ich nur auf einen echten Programmfehler (Bug) hinweisen, der in einigen Fällen bei der Funktion "Format/Überschriften numerieren" auftritt:

BUG

Wenn Sie die Option Format/Überschriften numerieren wählen, werden alle Überschriften des Dokuments oder Abschnitts automatisch numeriert. Diese Numerierung kann mit dem Cursor nicht bearbeitet werden. Sie liegt praktisch außerhalb des editierbaren Textes. Wird das Dokument gespeichert und neu geladen, sollten die Nummern eigentlich unverändert wieder erscheinen. Der Bug besteht nun darin, daß diese Nummern nicht in allen Fällen erhalten bleiben.

Wenn im Menü "Datei/Dokumentvorlage..." die Option "Formatvorlagen automatisch aktualisieren" angehakt ist, wird die Numerierung beim Speichern gelöscht. Ist diese Option nicht angehakt, so bleibt die Numerierung erhalten.

Daß hier ein Bug und keine beabsichtigte Funktion vorliegt, ergibt sich schon daraus, daß beide genannten Funktionen überhaupt nichts miteinander zu tun haben, also einander gegenseitig nicht beeinflussen dürften. Auch in der Online-Hilfe ist kein Sterbenswörtchen darüber zu finden, daß hier eine bestimmte Einstellung zu beachten wäre. Eine mögliche Erklärung für dieses sonderbare Verhalten wäre, daß beim automatischen Aktualisieren die benutzer-definierten Formatvorlagen für die Überschriften durch jene in der Standardvorlage Normal.dot überschrieben werden und daß diese ohne Auto-Numerierung definiert sind. Trotzdem wäre dies ein Fehler, weil die Benutzervorgaben in allen Fällen den Vorrang gegenüber den Standardvorgaben erhalten müßten.

In der Online-Hilfe ist dazu folgende Erklärung angeführt:

Welche Auswirkungen hat das Ändern der zugewiesenen Dokumentvorlage auf ein Dokument?

Wenn Sie Formatvorlagen einer Dokumentvorlage hinzufügen oder verändern, werden die Formatvorlagen in einem vorhandenen Dokument, das auf der Dokumentvorlage basiert, nicht automatisch aktualisiert. Dies gilt auch, wenn Sie eine andere Dokumentvorlage mit einem Dokument verknüpfen.

Damit Word Formatvorlagen in einem bestehenden Dokument aktualisiert und an die Formatvorlagen in der verknüpften Dokumentvorlage anpaßt, öffnen Sie zunächst das Dokument. Klicken Sie im Menü Datei auf Dokumentvorlage, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren. Ist das Dokument mit Formatvorlagen formatiert, die dieselben Namen besitzen wie die Formatvorlagen in der verknüpften Dokumentvorlage, aktualisiert Word die Textformatierung, so daß sie mit den Formaten der Dokumentvorlage übereinstimmt.

Auch hier ist nicht klar ersichtlich, in welche Richtung die Aktualisierung eigentlich läuft: von der bestehenden Dokumentvorlage zum Dokument oder umgekehrt?

Abschließende Bemerkungen

Es ist nicht möglich, die automatische Numerierung auf einzelne Abschnitte zu begrenzen, so wie es bei der Seitennumerierung möglich ist. Nur der Beginn der Numerierungen kann mit dem Abschnittswechsel gesteuert werden ("Format/Überschriften numerieren/Bearbeiten").

Numerierung von Überschriften mittels Feld "Numerierung" Symbol

in der Formatleiste ist nicht möglich.

Es ist möglich, die Numerierung in der Formatvorlage "Überschrift 1 bis ..." festzulegen. Wählen Sie dazu Formatvorlage bearbeiten/Format/Numerierung.... Die Nummern 1, 2, usw. werden dann vor den Titeltexten eingefügt.

Beispiel:

Wenn Sie den Text dieses Tips mit automatischer Numerierung erstellt haben, können Sie hier einen Abschnittswchsel eingeben, bei dem die Numerierung neu beginnt. Sie erhalten dann die folgenden Numerierungen:

I. Titel (Überschrift 1)

Text

A. Titel (Überschrift 2)

II. Titel

Ende des Beispiels.

Die Numerierung "I." der Zeile "Titel" wurde mit dem Schaltfeld "Format/Überschriften numerieren" erzeugt. Alle Überschriften der obersten Hierarchiestufe (Überschrift 1) werden in diesem Fall mit römischen Ziffern durchnumeriert, die nächste Hierarchie mit A, B, C usw.

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